Fuar Katılımcısı Olarak Dikkat Etmeniz

Gereken Konular

Fuarcılığın başlangıcı ilk panayır ve festival olarak adlandırılıp M.Ö 18. Yy’a dayanmaktadır. yy’da başlamıştır. Dünya’da ekonomik faaliyetlerin gelişmesinin etkisiyle panayırlar ve festivallerin yeri “Modern anlamda fuarcılığın başlangıcı olan1851’de İngiltere’de düzenlenen “Büyük Sergi” fuarı kabul edilmektedir.”

Günümüzde organize edilen fuarların ihtisas fuarları haline gelişi sektördeki gelişmelerin dünyayı izlediğini gösterir. Bu nedenle bir fuarda stand ile katılımcı olarak yer almanız fuara katılım göstermeniz işinizi ve üretiminizi ileri taşıyacaktır. Bir fuara katılmanız durumunda Fuar hazırlıklarınızda dikkat etmeniz gereken konuları üç başlıkta toplayabiliriz; Fuar Öncesi ve Kurulum, Fuar Zamanı, Fuar Sökümü,

Fuar Öncesi ve Kurulum

Öncelikle üretim, satiş, ve pazarlamasını yaptığınız faaliyetleri içeren fuarı araştırmanız, Organizatör firma ile görüşmeniz ve bir alan sözleşmesi yapmanız gerekmektedir. Fuar alanında kiralama yapacağınız alanı gerek bütçe, gerek sergileyeceğiniz ürünlerin çeşitliliği gerekse de sizlerin farkındalık yaratmayla ilgili isteği belirleyecektir. Karar verirken bu kriterleri göz önünde bulundurmalı ve kullanacağınız alanın kiralamasını yapmalısınız. 

Kiralama ardından bir çok Organizatör firmanın süreçleri benzer ilerlemektedir. Kiralama yapmanızın ardından Organizatör firma sizinle iletişime geçecektir; fuar alanı kuralları, zamanlama tablosu, doldurulması gereken formlar vb. içeren bir kılavuzu sizlere iletecek ve erişim sağlayacağınız sistemin kullanıcı adı ve şifresini gönderecektir. Burada yer alan bilgiler önem arz etmektedir, dolayısıyla incelemeniz çok önemlidir.Her fuara ait kurallar, Organizatör veya fuarın kurulacağı alana göre farklılıklar arz etmektedir. Bu nedenle alacağınız önlemleri mutlaka fuar alanına gitmeden tamamlamış olmalısınız. 

Peki nedir bu kurallar veya önlemler?

 

Öncelikle kurulacak standa ait çalışmaların yapabilmesi için bir dekoratör firma ile görüşüp kiraladığınız alan büyüklüğüne göre kurulumu ve sökümü kolay, sürdürebilir olan bir çözümü tercih etmenizi öneririz. Dekoratör ile yapacağınız sözleşmede, Organizatör firmanın
kurallarına ve zaman tablosuna uyacağına dair bir ifade olması size fayda sağlayacaktır. Sonrasında standınızın en, boy, yükseklik, elektrik çıkış noktası gösteren üç boyutlu projesini Organizatör firmanın yetkilendirdiği İSG birimine veya Fuar alanı İSG birimine onaylatmanız gerekmektedir. Bu işlemi dekoratörünüz yürütebilir, ancak konunun sizin sorumluluğunuzda olduğunu unutmamak gerekir.

Onaylanan projenizin ardından yetkilendirdiğiniz dekoratörün İSG birimine fuar kurulum sırasında çalışacak kişilerin SGK bildirgelerini, mesleki yeterlilik belgelerini (yapılacak işe göre, ör. yüksekte çalışma belgesi vb gibi), sağlık raporlarını ve fotoğraflarını bildirmeniz ve onaylanmış yaka kartlarını almasını sağlamanız gereklidir.

Çalışacak kişilere ve standınıza ilişkin onaylarınız alındıktan sonra, az önce belirttiğim kullanıcı adı ve şifresini aldığınız sistem içinde firmanızın doldurması gereken bazı formlar yer almaktadır. Bunlar arasında Katılımcı Yaka Kartları, Katalog, Elektrik ve Ekstra Teknik Hizmetler, vb. formlar vardır. Bu formlarda dikkat etmeniz gereken hususlar şunlardır;

Katılımcı Yaka kartı: Genelde kiraladığınız alanın büyüklüğüne göre hak tanınmaktadır, bu nedenle standınızda bulunacak kişileri iyi belirlemeniz ve host-hostes, ve catering hizmeti alçağınız kişilere yaka kartı çıkarmanız gereklidir.

Katalog: Katalog formunda istenen bilgileri eksizsiz ve doğru doldurmanız sizlere ulaşmak isteyen alıcıların daha hızlı sizin le iletişim kurmasını ulaşmasını sağlayacaktır.

Elektrik: Organizatör firma ile yaptığınız sözleşme içerisinde elektrik servis hizmetini ödediyseniz formu doldurmanıza gerek yoktur, ancak sözleşme içerisinde bu hizmet yoksa, dekoratör firmanızdan toplam talep edilecek elektrik gücü (kaç KW olduğu) bilgisini öğrenerek alana giriş yapmadan önce talebinizi yapmalı ve ödemenizi gerçekleştirmelisiniz.

Ekstra Teknik Hizmetler: Standınızda kullanacağınız internet hizmeti, su, hava, bağlantısı gibi taleplerinizi alana giriş yapmadan önce talep etmeniz, standınızın kurulumuna başlamadan önce talebinizin gerçekleştirilmiş olup olmadığına dikkat etmelisiniz.

Kurulumun son aşamasında dikkat etmeniz gereken husus, Organizatör firmanın kurulumun son akşamı size tanımış olduğu zaman diliminde tüm hazırlıklarınızı yapmış, dekoratör firmadan standınız eksiksiz olarak teslim almış, fuarda sergileyeceğiniz ürünleri raflarınıza/ vitrinlerinize yerleştirmiş ve stant temizliğinizin bitmiş olduğuna emin olmanızdır. Tüm bu detaylar ve hazırlıkları tamamlamanız ardından artık fuara hazırsınız diyebiliriz.

Fuar Zamanı

Fuar resmi açılışı öncesinde alana katılımcı girişi ile beraber erken gelmeniz sizlere standınızdaki vitrin/ stant yerleştirmeleri, sergileyeceğiniz makine cihazların son kontrolleri ve standınızda ikram edeceğiniz catering hizmetlerinin son hazırlıkları tamamlamanız gibi konularda sizlere fayda sağlayacaktır.

Organizatör firma tarafından hazırlanan gerek yerleşim planları gerek hazırlanan katılımcı kitlerinde yer alan Kafe(ler), Basın Merkezi, Sağlık Noktası, Mescid, WC, Konferans Alanı, Acil Çıkış Noktaları, Yangın İhbar Sistemleri gibi bilgilerin yer aldığı katlamalı yerleşim planı kitapçığı / bröşürünü  temin etmeyi unutmayınız.

Ayrıca fuar alanının girişinde veya Salon içlerinde yer alan Organizatör Ofis/ İnfo Hub merkezlerini ziyaret ederek, fuar ile ilgili tüm bilgilere hızlıca ulaşabilirsiniz.

Fuar Sökümü

Başarılı bir fuar geçirmenizin ardından, genellikle Organizatör firma ilk önce sizlerin stand içerisinde bulunan özel ve değerli eşyalarınızı çıkarmanıza müsaade edecektir. Burada dikkat etmeniz gereken ise, eşyalarınızı çıkarırken geride standınızda siz tekrar dönene kadar bir kişinin beklemesi olacaktır. Alanlar bir sonraki fuar için tekrar hazırlanacağı için dekoratör firmanızın belirlenen akşam saat diliminde alanda olup, standınızı sökerek alanı temiz ve boş bir şekilde Organizatör veya alan yönetimine teslim etmesi gerekmektedir. Sökümde yıkım yapılmamasına dikkat ediniz. Sürdürebilir standtlardan söz etmiştim, sökümün sorunsuz gerçekleşmesi ve kullanılmış malzemelerin yeniden başka fuarlarda kullanılmasını sağlamanız için söküp takılabilir malzemeler kullanmanızın önemini bir kez daha hatırlatır, sökümde hızlı ve pratik ve çevreye zarar vermeyen standları tercih etmenizi öneririz.


Tarık Dostal Hakkında

İş hayatına 1999 yılında fuarcılık sektörüne başlayan Tarık Dostal, geçen bu süre zarfında fuarcılığın çeşitli görev ve birimlerinde yer almış olup halen aynı firmada UBM Rotaforte / Informa Markets’da Operasyon Müdürü olarak çalışmaktadır. Atatürk Üniversitesi İş Sağlığı ve Güvenliği mezunu olup yine aynı üniversitede Acil Durum ve Afet Yönetimi eğitimini almaya devam etmektedir. Tarık Dostal evli ve iki çocuk babasıdır.

İlginizi çekebilecek diğer Konuk Yazarlarımız...